Fælles Regnskabsfunktion

Lovgrundlag
Samarbejdet om fælles regnskabsfunktion etableres på grundlag af § 42a og § 43a i lov om menighedsråd.

§ 1 Deltagerkreds
Menighedsrådene i Køge Provsti har truffet beslutning om at samarbejde efter reglerne i denne vedtægt om drift og administration af fælles regnskabsfunktion.

Stk. 2. Et menighedsråd i Køge Provsti kan anmode om at tilslutte sig samarbejdet med minimum 3 måneders varsel på baggrund af regelgrundlaget i denne vedtægt.

§ 2 Hjemsted
Samarbejdet har hjemsted i Køge Provsti, Roskilde Stift.

§ 3 Formål
Samarbejdet har til formål:

• at varetage regningsbetalinger, lønadministration, kontering og bogføring for de tilsluttede menighedsråd.

• at bistå de tilsluttede menighedsråd i arbejdet med budgettering, budgetopfølgning og regnskabsaflæggelse.

• at yde rådgivning i regnskabsmæssige anliggender med respekt for menighedsrådenes suveræne ansvar i henhold til lovgivningen.

§ 4 Bindingsperiode
Menighedsråd kan beslutte og meddele udtræden med mindst 6 måneders varsel.

Stk. 2. Ved et menighedsråds udtræden forbliver alle aktiver i det tilbageværende samarbejde.

§ 5 Ydelser
Ydelserne i Regnskabsfunktionen samler sig under følgende hovedoverskrifter:

Bogføring og regnskab - foretages på grundlag af attesterede bilag betaling, kontering og bogføring i regnskabssystemets finansbogholderi. Endvidere udarbejdes momsregnskab.

Løn - indberetning af løn mv. til lønsystem, anmodning om evt. refusion.

Økonomistyring - bistår det enkelte menighedsråd i processer vedrørende budgettering og regnskabsudarbejdelse og debitor-/kreditorstyring. Herunder budgetopfølgning, kvartalsrapportering og årsafslutning.

Rådgivning - rådgiver det enkelte menighedsråd i forhold vedrørende ovenstående ydelser, og er det enkelte menighedsråd behjælpelig med opfølgende rapportering i nødvendigt omfang.

§ 6 Organisation
Regnskabssamarbejdet ledes af en bestyrelse, hvortil hvert tilsluttet menighedsråd vælger et medlem blandt menighedsrådsmedlemmerne.

Hvert medlem har 1 stemme.

Formanden for provstiudvalget indkalder til det første møde, hvor bestyrelsen vælger en formand.

Stk. 2. Bestyrelsen skal afholde et konstituerende møde inden 31. januar året efter valg til menighedsråd.

Indkaldelse til konstituerende møde foretages af det bestyrelsesmedlem, der er udpeget af det menighedsråd, hvorfra den hidtidige formand kom.

Stk. 3. På dette møde vælger bestyrelsen formand samt næstformand til at fungere i formandens forfald.

Bestyrelsen konstituerer sig hvert år i januar kvartal med formand og næstformand.

Genvalg kan finde sted.

§ 7 Bestyrelsesmøder
De i lov om menighedsråd§ 24 stk. 1-5, § 25, § 26 og§ 28 nævnte regler om beslutningsdygtighed, afstemninger, førelse af beslutningsprotokol, særstandpunkter og inhabilitet finder tilsvarende anvendelse for bestyrelsen for det fælles regnskabssamarbejde.

Stk. 2. Indkaldelsen til bestyrelsesmøder skal indeholde oplysninger om, hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet og være bilagt eventuelle sagsakter og andet materiale, der nødvendig for sagens behandling.

Ledes mødet ikke af formand eller næstformand for bestyrelsen, ledes mødet af en ordstyrer, der vælges af mødedeltagerne.

Stk. 3. Der afvikles 4 møder ordinære pr. år. Ekstraordinært møde indkaldes, når to af bestyrelsens medlemmer anmoder herom.

Lov om menighedsråd §29, §30 og §32 finder tilsvarende anvendelse.

Stk. 4. Beslutninger træffes med simpelt flertal.

§ 8 Formand og næstformand
Bestyrelsen tegnes af formand og næstformand i forening.

§ 9 Ansvar
Samarbejdets formål fremgår af vedtægten. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for, at samarbejdet om funktionen drives i overensstemmelse med de i vedtægten fastsatte bestemmelser.

Stk. 2. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for samarbejdets økonomi, og udarbejder såvel budgetforslag som årsregnskab til Provstiudvalget for Køge Provsti.

Stk. 3. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for ansættelse, aflønning, kompetenceudvikling og afskedigelse af medarbejdere til regnskabsfunktionen. Der kan indgås aftale med samarbejdspartner om opgavens løsning inden for den økonomiske ramme, der er afsat på det enkelte års budget.

Stk. 4. Bestyrelsen fastsætter principperne for regnskabsfunktionens virksomhed og er dens nærmeste samarbejdspartner.

§ 10 Rapportering
Bestyrelsen holdes løbende orienteret om den økonomiske situation i regnskabssamarbejdet i form af rapporter, der viser regnskab i forhold til det aktuelle budget.

Stk. 2. Den løbende kontakt vedr. det enkelte menighedsråd sker mellem regnskabsfunktionen og den valgte kasserer i det enkelte menighedsråd.

§ 11 Økonomi
Deltagerne i samarbejdet hæfter solidarisk for samarbejdets økonomiske forhold.

Stk. 2. Udgifterne til drift af regnskabssamarbejdet afholdes af de deltagende menighedsråd efter aftalt fordelingsnøgle.

Stk. 3. Bestyrelsen kan, såfremt forholdene gør det nødvendigt, pålægge deltagerne yderligere indskud. Sådanne fordeles relativt mellem deltagerne efter den enkelte menighedsrådskasses andel af de deltagende menighedsråds samlede driftsbudget i senest afsluttede regnskabsår. Yderligere indskud skal tiltrædes af hvert enkelt menighedsråd.

§ 12 Regnskab
Regnskabsåret for det fælles regnskabssamarbejde er kalenderåret.

Stk. 2. Bestyrelsen udarbejder og vedtager et årligt budgetforslag for næste regnskabsår. Budgetforslaget indgår i Herfølge kirkekasse og fremsendes til menighedsrådet medio maj.

Stk. 3. Årsregnskabet udarbejdes, godkendes og underskrives af bestyrelsen senest den 15. februar i året efter regnskabsåret.

Stk. 4. Regnskabet indgår som bi-regnskab i Herfølge kirkekasse og revideres i den sammenhæng. Regnskabet tilgår de øvrige menighedsråd til orientering.

§ 13 Tilsyn
Tilsyn med den økonomiske forvaltning i Det fælles Regnskabssamarbejde varetages af provstiudvalget.

Enhver tvist om forståelse, fortolkning eller udfyldning af denne vedtægt eller om forholdene mellem regnskabssamarbejdet og en eller flere deltagere i samarbejdet eller deltagerne i samarbejdet indbyrdes kan forelægges for biskoppen over Roskilde Stift til afgørelse.

§ 14 Vedtægtsændringer
Alle tilsluttede menighedsråd og bestyrelsen kan komme med forslag til ændringer i vedtægterne for det fælles regnskabssamarbejde.

Stk. 2. Forslag til vedtægtsændringer fremsendes til bestyrelsens formand.

Stk. 3. En første behandling finder sted på det kommende bestyrelsesmøde, hvorefter forslaget vedlagt bestyrelsens bemærkninger fremsendes til samtlige menighedsråd, der deltager i samarbejdet.

Stk. 4. For ændring af vedtægterne kræves, at mindst to tredjedele af de tilsluttede menighedsråd skriftligt tilkendegiver at være for ændringen. Undtaget herfor er vedtægternes § 1, som kan reguleres administrativt.

Stk. 5. Vedtægterne kan ikke ændres i strid med gældende love og bekendtgørelser mv.

§ 15 Opløsning af samarbejdet
Bestyrelsen kan med 2/3 flertal på to på hinanden følgende bestyrelsesmøder, hvert indkaldt efter reglerne i§ 7, beslutte at opløse samarbejdet med mindst 6 måneders varsel inden udgangen af et regnskabsår.

Stk. 2 I tilfælde af opløsning af samarbejdet fordeles aktiverne mellem de tilbageværende menighedsråd efter reglen i § 11 stk. 3.

§ 16 Offentliggørelse
Nærværende vedtægt indsendes til Køge Provsti og Roskilde Stift, som offentliggør den på deres hjemmesider.

§ 17 Ikrafttræden
Denne vedtægt træder i kraft 1. januar 2019.

Bjæverskov Sogns Menighedsråd:

Boholte Sogns Menighedsråd:

Borup-Kimmerslev-Nr. Dalby Sognes Menighedsråd:

Ejby Sogns Menighedsråd:

Gørslev-Vollerslev Sognes Menighedsråd:

Højelse Sogns Menighedsråd:

Herfølge Sogns Menighedsråd:

Køge Sogns Menighedsråd:

Lellinge Sogns Menighedsråd:

Lidemark Sogns Menighedsråd:

Sædder Sogns Menighedsråd:

Ølsemagle Sogns Menighedsråd:

Link til underskrevet vedtægt